На каждый запрос – свой срок исполнения

Профессия архивиста в современных условиях занимает особое место. Труд архивных работников связан c большим количеством открытий, без которых невозможно установление исторической истины, создание объективной истории.
Одной из самых главных задач архивистов является обеспечение сохранения документов. Сегодня мы публикуем интервью с заведующей архивным отделом администрации Оленинского муниципального округа Еленой Михайловной Ивановой.

– Елена Михайловна, расскажите, пожалуйста, как строилась Ваша карьера в целом, и когда Вы приступили к работе в нынешней должности?

– Родилась я в Оленино, окончила Оленинскую среднюю школу. После школы поступила в Тверской государственный университет на факультет педагогики и методики начального образования, окончила его. Какое-то время, так сложились обстоятельства, не работала. Полноценная трудовая деятельность моя началась уже только в 2010 году, когда устроилась в районный Дом культуры заведующей бизнес-центром. Спустя три года меня пригласили в редакцию газеты «Наша жизнь» сначала на должность корректора, затем попробовала себя в качестве корреспондента, получилось. Отработала в газете семь лет, а в 2020 году, в сентябре, глава района О.И. Дубов предложил возглавить муниципальный архив. Так я стала заведующей архивным отделом.

– Признайтесь, после продолжительной работы в качестве корреспондента газеты, сугубо творческой деятельности, работа архивистом, наверняка, кажется Вам скучной и рутинной?

– Нет, совсем нет. Работа в архиве мне не кажется скучной. Это, прежде всего, живое общение с людьми. И не только, зачастую приходится выходить на различные организации и структуры, контактировать, решая вопросы, как бы по цепочке. Это тоже сродни творческому процессу. Еще мне нравится в тишине кабинета, открыв одну из пухлых папок, погружаться в историю, изучая тот или иной документ или даже коллекцию, особенно из личных фондов. Это по-настоящему увлекает.

– Поделитесь, пожалуйста, первыми впечатлениями от работы, как проходило знакомство с архивом и новыми обязанностями, были ли трудности?

– Первые впечатления? О да, они были. Прежде всего, это – волнение, переходящее местами в панику. Это огромное количество бумаг, документов, которые просто в ужас приводили и я понятия не имела,, что с ними делать. Но благодаря поддержке моих близких, я быстро успокоилась, прежде всего навела порядок в своей голове, мыслях, справилась с эмоциями. Первое, что сделала, это ознакомилась со всем списком фондов, которые находятся в архивном отделе, изучила обязанности, регламент действий, так сказать, другую методическую информацию. Со временем вовлеклась в трудовой процесс, познакомилась с коллегами из соседних районов – Нелидовского, Бельского, объяснившие многие рабочие моменты своими словами, стало проще, яснее, понятнее.
Также очень благодарна специалистам архивного отдела Тверской области, они по сей день продолжают оказывать информационную помощь. В частности, Марине Владимировне Симоновой, главному специалисту-эксперту ЭПК при министерстве культуры Тверской области, ведь именно она помогла разобраться со многими вопросами.

– Какова специфика работы архива?

– Прежде всего, надо знать, где располагается документация фондов, откуда взять ту или иную информацию, а все знания и тонкости работы приходят с опытом. Кроме работы с хранящейся документацией, наша задача – пополнять базу данных «Архивный фонд», которая обеспечивает поддержку централизованного государственного учёта, научно-справочного аппарата и контроля за обеспечением сохранности документов в области архивного дела, вести работу по оцифровыванию описей дел.
Мы также работаем с организациями – источниками комплектования, помогая в отборе архивных документов постоянного и долговременного сроков хранения, осуществляя их приём в отдел. На сегодняшний день таких источников комплектования 14. Это – учреждения, отделы администрации округа, территориальные управления, организации, относящиеся к муниципальной собственности, а также документы юридических и физических лиц, переданные на законном основании в муниципальную собственность. Всего архивный отдел насчитывает 251 фонд, где 61541 единица хранения составляют документы на бумажной основе, 60175 единиц хранения управленческой документации, 1366 единиц хранения – документы по личному составу, 72 единицы хранения приходится на документы личного происхождения и 656 единиц хранения – это фотодокументы. Кроме этого муниципальный архив рассматривает и представляет на утверждение экспертно-проверочной комиссии при министерстве культуры Тверской области поступившие от учреждений описи дел постоянного хранения, а также рассматривает и согласовывает описи дел по личному составу учреждений, документы которых подлежат приему в архив. Все архивные документы размещены в приспособленных для хранения помещениях на оснащенных стеллажах, протяженностью 647 погонных метров.

– С какими вопросами чаще всего обращаются люди?

– Львиную долю в нашей работе составляют ответы на запросы. Их у нас два вида: социально-правовые – подтверждение трудовой деятельности человека (стаж, заработная плата и т.д.) в ликвидированном (реорганизованном) предприятии и тематические – подтверждение выданных договоров приватизации домов (квартир), свидетельств на право собственности на землю бессрочного пользования землёй, реорганизации и переименования предприятий, информации о бывших сёлах и учреждениях района и многие другие. На каждый запрос – свой срок исполнения. Так, например, запросы, касающиеся реализации прав граждан, связанных с социальной защитой, предусматривающих пенсионное обеспечение, получение льгот и компенсаций (социально-правовые запросы), исполняются в срок не более 30 календарных дней с момента их регистрации в архивном отделе. Если окончание срока исполнения приходится на нерабочий день, то днем окончания срока исполнения считается следующий за ним рабочий день. С разрешения руководства архива срок рассмотрения запроса может быть продлен, но не более чем на 30 дней с момента регистрации запроса, с обязательным уведомлением об этом пользователя. Срок исполнения запроса по НСА (научно-справочному аппарату) архива – не более 15 календарных дней с момента его регистрации. Запросы о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию, факту (тематические запросы), поступившие от органов государственной власти Российской Федерации и Тверской области, органов местного самоуправления Оленинского округа Тверской области, организаций, связанные с исполнением ими своих функций, архивный отдел рассматривает в первоочередном порядке и предоставляет запрашиваемые ими документы или сведения в течение 15 дней календарных со дня их регистрации. Запрос, содержащий вопросы, решение которых не входит в компетенцию архивного отдела, направляется в течение семи дней со дня регистрации в соответствующую организацию, где могут храниться необходимые документы, с уведомлением заявителя, направившего обращение о переадресации запроса. По запросам, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений, в течение 5 рабочих дней со дня их регистрации направляется ответ с просьбой указать недостающие или уточняющие сведения. Все архивные справки, выданные отделом, имеют юридическую силу.

– Какие формы обращений граждан у вас существуют?

– Гражданин может обратиться к нам как через официальный сайт администрации Оленинского муниципального округа, так и написав письмо, или лично обратиться в архивный отдел.

– Как долго хранится документация в архиве?

– В муниципальном архиве округа хранится документация постоянного хранения, у которой нет срока давности. Документы по личному составу раньше хранились 75 лет, сейчас в связи с внесением изменений в Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» срок хранения составляет 50 лет.

– Какие интересные документы имеются в районном архиве?

– В отделе имеются коллекции документов личного происхождения — достойных людей нашего округа. Это фонды В. Г. Каштанова – человека, который внес огромнейший вклад в развитие журналистики Оленинского района, главного редактора газеты «Путь Ленина» («Наша жизнь»), автора книг: «Земля Оленинская», изданная к 100-летию поселка Оленино и в «Огненном кольце» – к 55-летию Победы. А также Э. Н. Бибиковой – заслуженного учителя РСФСР, Почетного гражданина Оленинского района. Коллекцию составляют личные фотографии, газетные заметки, авторские книги и другие документы личного характера. Также на хранении находятся уникальные подшивки районной газеты «Путь Ленина», начиная с номера, который впервые вышел в свет в апреле 1943 года после 17-ти месячной оккупации Оленинского района немецко-фашистскими захватчиками в годы Великой Отечественной войны.

– Приходится ли сталкиваться с трудностями при работе с людьми?

– Бывает так, что человек приходит за подтверждением трудового стажа без трудовой книжки. Утерял. Мы начинаем вместе, шаг за шагом, восстанавливать его трудовую деятельность. Это кропотливый труд, занимающий много времени. Многое в поиске нужной документации зависит от работника кадровой службы организации, где работал заявитель – насколько он верно и своевременно внес информацию о периодах работы сотрудника. Иногда приходится проделывать большой объём работы, чтобы подтвердить гражданину стаж, так как приказы о приёме, переводах и увольнении на него отсутствуют. Тогда стараюсь показать заработную плату с указанием количества отработанных дней, согласно ведомостям или лицевым счетам. В этом случае трудовой стаж засчитывается. Или другой пример. Женщины часто присылают запросы, где указывают фамилии, которые приобрели в замужестве, а трудились под своей девичьей. Соответственно, по документам их не найти. Созваниваюсь, уточняю данные. В любом случае, прикладывается масса усилий, чтобы дать положительный ответ, ведь от работы архивиста зависит, так сказать, судьба человека – будущего пенсионера.

– Елена Михайловна, на Ваш взгляд, какими качествами должен обладать архивист?

– Прежде всего, нужно быть внимательным и ответственным по отношению к людям. Ведь зачастую мы работаем с контингентом пенсионного возраста. Особенно это актуально сейчас, после принятия пенсионной реформы. Люди приходят к нам, буквально заряженные негативом. И наша задача – настроить их на спокойную волну, расспросить о цели визита и обязательно помочь. Работник архива обязан безукоризненно владеть не только профессиональными знаниями, умениями и навыками, но и обладать рядом личностных и деловых качеств. Знаете, нередко человек идет за помощью к архивисту в то время, как в других службах решить вопрос, порой жизненно важный, не удалось. То есть для него архив – последняя инстанция, последняя надежда. В таких случаях приходится быть психологом в какой-то степени, чтобы сначала расположить и успокоить посетителя, а уж затем приложить все силы, чтобы помочь, найти такой важный для него документ.

С. БЕЛЯКОВА